Open space w założeniu ma sprzyjać współpracy, jednak źle zaplanowany szybko staje się źródłem hałasu i chaosu. Gdy w jednej przestrzeni łączą się rozmowy, spotkania i praca wymagająca skupienia, spada komfort całego zespołu. Dobrze przemyślany układ biura pomaga to uporządkować.
1. Podział biura na strefy pracy
Największy błąd w open space to traktowanie całej powierzchni tak samo. W jednym miejscu odbywają się telefony, krótkie konsultacje, spotkania i zadania wymagające skupienia. Lepiej wydzielić strefę cichej pracy, strefę współpracy i miejsca do krótkich rozmów. Taki układ ogranicza przypadkowy hałas i zmniejsza liczbę rozproszeń.
2. Budki i salki do szybkich spotkań
„Wieczne spotkania” często zaczynają się od niewinnej rozmowy przy biurku. Po chwili angażują kolejne osoby i rozbijają rytm pracy całego zespołu. W rozwiązaniu tego problemu pomagają małe salki, budki telefoniczne i półzamknięte boksy. Dzięki nim krótkie rozmowy znikają z głównej przestrzeni, a pracownicy nie muszą szukać wolnej sali konferencyjnej na każdą, nawet najkrótszą konwersację.
3. Lepsza akustyka zamiast samego przestawiania biurek
Zmiana układu mebli nie wystarczy, gdy wnętrze odbija dźwięk. W open space przydają się: panele akustyczne, wykładziny, zasłony, sufity dźwiękochłonne i tapicerowane elementy wyposażenia. Im mniej twardych, pustych powierzchni, tym mniejszy pogłos. Jest to prosty sposób na to, aby biuro było spokojniejsze bez rezygnacji z otwartego planu.
4. Ekrany, ścianki i przegrody między stanowiskami
Nie każdy problem wynika z hałasu. Rozprasza też ruch w polu widzenia. Niskie ścianki, mobilne przegrody i osłony przy biurkach zwiększają prywatność, a przy tym nie zamykają całej przestrzeni. Pracownik nadal pozostaje częścią zespołu, ale łatwiej mu wejść w tryb skupienia.
5. Rozsądne rozmieszczenie funkcji w biurze
Drukarki, aneksy kuchenne, szafki i punkty odbioru przesyłek nie powinny stać przy stanowiskach wymagających ciszy. To samo dotyczy ciągów komunikacyjnych. Dobre projektowanie biur uwzględnia codzienny ruch ludzi. Tym sposobem miejsca spokojne pozostają spokojne, a strefy intensywnego użytkowania nie przeszkadzają reszcie zespołu. Jeśli szukasz specjalistów od projektowania biur w Warszawie, warto postawić na firmę z doświadczeniem w przestrzeniach biurowych różnej skali.
6. Meble wspierające różne style pracy
Nie każdy pracuje tak samo przez osiem godzin. Jedni potrzebują dużego blatu i ciszy, inni częściej konsultują zadania. Dlatego warto łączyć klasyczne stanowiska z wysokimi stołami do krótkich narad, miejscami do pracy czasowej i wygodnymi strefami do pracy kreatywnej. Elastyczny układ daje większą kontrolę nad dniem pracy.
7. Jasne zasady korzystania z przestrzeni
Nawet najlepiej zaprojektowane biuro nie pomoże, gdy zespół nie wie, jak z niego korzystać. Warto ustalić proste reguły:
rozmowy telefoniczne przenosimy do budek lub stref rozmów,
szybkie spotkania nie zajmują stanowisk pracy innych osób,
strefa cicha służy do pracy wymagającej koncentracji,
większe spotkania odbywają się w salach konferencyjnych.
Problemy open space nie zawsze wynikają z samej wielkości biura, lecz z braku odpowiedniego podziału funkcji. Kilka trafnych zmian wyraźnie poprawi koncentrację, ograniczy hałas i usprawni codzienną pracę. Dobrze zaplanowana przestrzeń biurowa po prostu działa lepiej.
Cezary Graf – redaktor serwisu serwis-budowlany24.pl, specjalista w zakresie budownictwa i remontów. Od wielu lat śledzi trendy w branży oraz testuje nowoczesne rozwiązania technologiczne i materiały, które ułatwiają codzienną pracę wykonawców i inwestorów. Na portalu dzieli się praktycznymi poradami, recenzjami oraz analizami rynkowymi, tworząc treści przydatne zarówno dla fachowców, jak i osób planujących własne inwestycje.