Mapy, szablony, projekty, rysunki, dokumentacja serwisowa czy specyfikacje przemysłowe, to dokumenty techniczne, które należy zabezpieczać w firmie w szczególny sposób. Znaczenie ma także ochrona informacji zaliczanych do know-how. Istotne dane techniczne czy organizacyjne będę bezpieczne dzięki digitalizacji dokumentów technicznych i przechowywaniu ich w archiwum zewnętrznym. Dowiedz się więcej na ten temat.
Jak powinna wyglądać digitalizacja dokumentów technicznych?
Przy digitalizacji dokumentów technicznych trzeba zwrócić uwagę na poufność danych i ryzyko wycieku informacji. Warto wybrać usługę https://www.ekoakta.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow-technicznych/, która gwarantuje przetwarzanie akt zgodnie z RODO. W tym zakresie firma Ekoakta wyróżnia się wdrożonym standardem ISO 27001, który dotyczy Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. Dzięki temu dane ze skanowanych map, rysunków czy projektów technicznych nie trafią w niepowołane ręce i nie zostaną zniekształcone.
Szczególną uwagę warto zwrócić na profesjonalne niszczenie dokumentacji technicznej. Po przygotowaniu cyfrowych wersji papierowe egzemplarze można poddać utylizacji, o ile przepisy branżowe nie wymagają zachowania okresu przechowywania w pierwotnej formie.
Proces niszczenia, opisany na https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/, powinien być wykonany z użyciem niszczarek spełniających normę DIN 66399. Dla większości dokumentów technicznych (np. rysunków, schematów, projektów) najczęściej stosuje się poziom bezpieczeństwa minimum P-4 lub P-5. Jego zastosowanie uniemożliwia odtworzenia danych.
Skanowanie dokumentów technicznych i ich przechowywanie w archiwum cyfrowym
Digitalizacja dokumentów technicznych wymaga precyzji, która pozwala zachować pełną czytelność nawet najbardziej szczegółowych elementów rysunków, map czy schematów. W trakcie digitalizacji ważne jest odwzorowanie oryginałów w wysokiej rozdzielczości, tak aby każdy detal, od linii projektowych po opisy techniczne, pozostał wierny wersji papierowej.
Dzięki zastosowaniu profesjonalnych skanerów oraz kontroli jakości na każdym etapie, profesjonalna firma zewnętrzna umożliwia tworzenie plików cyfrowych gotowych do dalszego obiegu, archiwizacji i bezpiecznego wykorzystania w firmie. Mogą zostać one przekazane do elektronicznego archiwum zewnętrznego z nadzorem dostępu i intuicyjnym interfejsem online. Pozwala to zaplanować usprawniony obieg dokumentów technicznych między działami firmy, kontrahentami czy klientami.
Najwyższe standardy przechowywania dokumentacji technicznej
Dokumentacja techniczna jest problematyczna w przechowywaniu ze względu na większe formaty i konieczność wdrożenia szybkiego obiegu między różnymi podmiotami. W przypadku papierowych wersji rekomendowane jest przeniesienie akt do archiwum zewnętrznego, gdzie doświadczeni archiwiści zadbają nie tylko o bezpieczeństwo poufnych informacji, ale i o ciągłą archiwizację.
Archiwizacja dokumentacji technicznej
Polega ona na porządkowaniu, oznaczaniu akt, a także nadawaniu terminu przechowywania. Po jego upływie następuje brakowanie, czyli wydzielenie dokumentów wraz ze zniszczeniem. Warto jednak wiedzieć, że czas przechowywania dokumentów technicznych nie jest jednolity. Zależy od rodzaju akt, branży oraz ich znaczenia dowodowego lub eksploatacyjnego. W niektórych przypadkach dokumentacja musi być przechowywana przez cały okres istnienia danego obiektu. Dotyczy to przede wszystkim projektów budowlanych i inżynierskich.
Archiwum zewnętrzne a obniżone koszty operacyjne
Jeśli chcesz obniżyć koszty przechowywania dokumentów technicznych nawet o 30%, wybierz usługę https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/. Archiwum zewnętrzne to przestrzeń, w której dokumentacja techniczna będzie czekała na Ciebie w nienaruszonym stanie. Dodatkowo doświadczeni archiwiści zadbają o błyskawiczny obieg dokumentów i wydawanie ich tylko upoważnionym podmiotom.
Archiwizacja dokumentacji technicznej z ekspertami zewnętrznymi to wygoda i bezpieczeństwo. Już dziś rozważ jej wprowadzenie w Twojej firmie.
Cezary Graf – redaktor serwisu serwis-budowlany24.pl, specjalista w zakresie budownictwa i remontów. Od wielu lat śledzi trendy w branży oraz testuje nowoczesne rozwiązania technologiczne i materiały, które ułatwiają codzienną pracę wykonawców i inwestorów. Na portalu dzieli się praktycznymi poradami, recenzjami oraz analizami rynkowymi, tworząc treści przydatne zarówno dla fachowców, jak i osób planujących własne inwestycje.